Registro horario digital obligatorio en 2026: qué exige ya la ley, qué viene y cómo preparar tu empresa antes de que llegue la inspección
El fichaje en papel o en Excel tiene los días contados en España. El Gobierno lleva tramitando desde septiembre de 2025 un Real Decreto que convertirá el registro horario digital en la única forma válida de cumplir con la ley, prohibiendo expresamente los métodos manuales. El decreto todavía no está publicado en el BOE, pero la Inspección de Trabajo no espera: en 2024 impuso más de 20 millones de euros en sanciones por infracciones de registro de jornada, con un incremento del 9% respecto al año anterior.
Esta guía te explica el estado real de la normativa a mayo de 2026, qué exige ya la ley vigente, qué cambios concretos introduce el nuevo decreto, cuándo y cómo afectará a tu empresa, y qué pasos puedes dar hoy para no improvisar cuando llegue la inspección.
Lo que exige la ley hoy: el RDL 8/2019 y sus requisitos reales
Desde el 12 de mayo de 2019, todas las empresas en España están obligadas a llevar un registro diario de la jornada laboral de cada trabajador. Lo establece el artículo 34.9 del Estatuto de los Trabajadores, modificado por el Real Decreto-ley 8/2019. Sin excepciones por tamaño, sector o tipo de contrato.
El registro debe cumplir cuatro condiciones que la propia Inspección de Trabajo aplica en sus visitas:
- Fiable: el sistema no puede permitir modificaciones sin trazabilidad. Un Excel que cualquier empleado puede editar sin dejar rastro no cumple este requisito, aunque técnicamente sea digital.
- Objetivo: el registro debe reflejar la jornada real, no la jornada teórica. Las rondas colectivas de fichaje o los registros rellenados a posteriori son irregulares.
- Accesible: los registros deben estar disponibles en cualquier momento para la Inspección de Trabajo, los representantes de los trabajadores y los propios empleados.
- Conservado durante cuatro años: la empresa es responsable de guardar los registros en condiciones que garanticen su integridad. Borrar o modificar registros antiguos es una infracción grave independiente.
El problema es que la ley de 2019 no especificó requisitos técnicos concretos. El Tribunal Supremo lo confirmó en la STS 41/2023, señalando que la norma no define cuál debe ser el mecanismo exacto de registro. Esa laguna ha permitido a muchas empresas seguir usando papel o Excel durante seis años. El nuevo decreto viene precisamente a cerrarla.
El nuevo Real Decreto: qué cambia y en qué estado está la tramitación
El Consejo de Ministros aprobó el 30 de septiembre de 2025 la tramitación urgente de un Real Decreto específico sobre registro horario digital, separado de la reforma de la jornada laboral de 37,5 horas. Esta es la cronología completa hasta mayo de 2026:
Fecha
Septiembre 2025
Octubre 2025
Marzo 2026
Abril 2026
Mayo 2026
Hito
Consejo de Ministros aprueba la tramitación urgente del Real Decreto. Se separa del proyecto de reducción de jornada.
Fase de consulta pública. Empresas, sindicatos y asociaciones presentan alegaciones al borrador.
El Consejo de Estado emite dictamen DESFAVORABLE. Cuestiona el impacto económico (coste estimado de 867 millones de euros para pymes), las garantías de protección de datos y el rango normativo de algunas obligaciones.
El Ministerio de Economía propone dar un año de plazo adicional a las pymes para adaptarse una vez publicado el decreto.
El decreto no está publicado en el BOE. Pendiente de revisión tras el dictamen del Consejo de Estado.
Se prevé su aprobación a lo largo de 2026, con un plazo de adaptación posterior de 20 días a 1 año dependiendo del tamaño de empresa.
Los 7 cambios concretos que introduce el nuevo decreto
Aunque el texto definitivo puede sufrir ajustes, los requisitos centrales del borrador han sido consistentes durante toda la tramitación. Estas son las 7 novedades principales respecto al RDL 8/2019:
1. Fichaje exclusivamente digital
El papel, el Excel y cualquier método analógico quedan expresamente prohibidos como forma ordinaria de registro. El sistema deberá ser electrónico, con marca de tiempo precisa y sin posibilidad de alteración posterior sin dejar rastro.
2. Inalterabilidad y trazabilidad total
Cualquier modificación en el registro debe generar un log de auditoría automático: quién hizo el cambio, cuándo y por qué. Si un responsable de RRHH corrige un fichaje olvidado, esa corrección debe quedar documentada. Esto es incompatible con Excel y con la mayoría de herramientas de gestión básicas.
3. Acceso remoto para la Inspección de Trabajo
La Inspección podrá solicitar los registros de jornada de forma telemática, sin necesidad de personarse en la empresa. Los sistemas deberán ser capaces de generar y transmitir informes en tiempo real mediante protocolo API REST estandarizado. Esto implica que el sistema de fichaje debe ser un software con conectividad, no una hoja de cálculo.
4. Sanciones por trabajador afectado, no por empresa
Este es el cambio más impactante económicamente. Con la normativa actual, la sanción por no tener registro horario es una infracción grave con multa de 751 a 7.500 euros por empresa. Con el nuevo decreto, las multas se aplicarán por cada trabajador afectado con un tope de hasta 10.000 euros por trabajador. Una empresa de 30 empleados podría enfrentarse a sanciones de hasta 300.000 euros por una sola inspección.
5. Conservación extendida con requisitos técnicos
Los cuatro años de conservación de registros que ya exige el RDL 8/2019 se mantienen, pero se añaden requisitos técnicos de seguridad: almacenamiento en servidores que cumplan normativa europea de protección de datos, garantías de integridad y disponibilidad inmediata ante requerimientos de la autoridad laboral.
6. Registro obligatorio de horas extra y desplazamientos
El nuevo decreto exige que las horas extraordinarias se registren y clasifiquen indicando si se compensan mediante retribución económica o descanso. Además, los desplazamientos entre clientes o centros de trabajo computarán expresamente como tiempo de trabajo efectivo y deberán registrarse.
7. Restricción de la biometría
Aunque la biometría sigue siendo un método válido de fichaje, el decreto introduce restricciones: los sistemas de huella dactilar o reconocimiento facial solo serán válidos cuando no exista una alternativa técnica menos invasiva. Las empresas que los usen deberán justificar su necesidad y garantizar el cumplimiento del RGPD.
¿Cuándo entra en vigor? Los plazos reales que manejan los expertos
La pregunta que más se hacen las empresas tiene una respuesta honesta: no hay fecha confirmada. Pero los escenarios más probables, según el estado actual de la tramitación, son:
- Escenario optimista: el decreto se publica en el BOE en el segundo semestre de 2026 con un plazo de adaptación de 20 días para grandes empresas y 6 a 12 meses para pymes.
- Escenario más probable: el texto debe revisarse tras el dictamen del Consejo de Estado, lo que puede retrasar la publicación hasta finales de 2026 o principios de 2027.
- Lo que no cambia en ningún escenario: la obligación de registro horario del RDL 8/2019 está vigente hoy y la Inspección está aplicando criterios cada vez más estrictos.
Lo que la Inspección de Trabajo ya está sancionando hoy
Aunque el registro digital obligatorio no está aún en vigor, los inspectores llevan años desarrollando criterios propios sobre qué registros consideran fiables y cuáles no. Estos son los errores que más actas de infracción generan en las visitas actuales:
- Excel sin control de versiones ni trazabilidad. Si el archivo no tiene historial de cambios bloqueado, el inspector lo considera manipulable. La sanción es directa.
- Registros rellenados colectivamente o a posteriori. Si todos los trabajadores fichan a la misma hora o los registros no coinciden con los datos de acceso al edificio o los sistemas, es una alerta inmediata.
- Registros que no se conservan durante cuatro años. Muchas empresas borran registros antiguos sin saber que es una infracción independiente.
- Jornada registrada sin reflejar la realidad. Si las nóminas muestran horas extra pero el registro horario no las recoge, la inspección puede calificarlo como falsificación de documentos, no solo como error de gestión.
- Ausencia total de sistema en empresas pequeñas. La obligación del RDL 8/2019 no tiene umbral mínimo de plantilla. Una empresa de 3 empleados tiene exactamente las mismas obligaciones de registro que una de 300.
Los datos lo confirman: en 2024 la Inspección realizó 9.097 actuaciones en materia de registro horario, levantando actas en el 20,5% de ellas. Las sanciones de 2024 casi triplican las de 2019, el año en que entró en vigor la obligación. La tendencia es clara y no va a revertirse.
Qué debe hacer tu empresa ahora: 5 pasos concretos
No hace falta esperar al BOE para actuar. Estas son las cinco acciones que reducen el riesgo de sanción hoy y te dejan preparado para cuando el decreto entre en vigor:
- Audita tu sistema actual. ¿Es tu método de registro fiable, objetivo, accesible y conservado durante cuatro años? Si la respuesta a cualquiera de estas preguntas es ‘no’ o ‘no lo sé’, tienes un riesgo de sanción activo con la normativa vigente.
- Identifica las brechas concretas. ¿Qué trabajadores no tienen sistema de fichaje asignado? ¿Qué departamentos usan métodos manuales? ¿Dónde están guardados los registros de los últimos cuatro años y en qué formato?
- Elige un sistema digital con trazabilidad real. El criterio mínimo es que el sistema genere un registro inalterable con marca de tiempo, que sea accesible de forma remota y que conserve el historial de cambios. Cualquier modificación debe quedar documentada automáticamente.
- Forma al equipo antes de que sea urgente. La mayor causa de incumplimiento en las visitas inspectoras no es la falta de sistema, sino que los empleados no lo usan correctamente. Una implantación bien acompañada —con formación real, no solo un manual— hace la diferencia entre cumplimiento real y cumplimiento de papel.
- Documenta el proceso de implantación. Guarda evidencia de cuándo implantaste el sistema, qué formación recibieron los empleados y cómo has gestionado los registros históricos. En caso de inspección, poder demostrar diligencia en el proceso de adaptación es un argumento de peso.
Cómo LogRoot te ayuda a cumplir hoy y a estar preparado para lo que viene
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Nuestra plataforma cumple hoy con todos los requisitos del RDL 8/2019 y está diseñada para adaptarse a los requisitos técnicos del nuevo decreto:
- Registro inalterable con log de auditoría: cada modificación queda documentada automáticamente con usuario, fecha y motivo.
- Fichaje multidispositivo: PC, tablet, móvil con geolocalización y terminal biométrico con huella o reconocimiento facial, según las necesidades de cada empresa.
- Acceso remoto y generación de informes en tiempo real: preparado para el protocolo de acceso de la Inspección de Trabajo que establece el nuevo decreto.
- Conservación segura de cuatro años de registros: almacenamiento en servidores con cumplimiento normativo europeo de protección de datos.
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Preguntas frecuentes sobre el registro horario digital obligatorio
¿El registro digital es ya obligatorio en España?
No todavía en su formato definitivo. La obligación de registrar la jornada existe desde mayo de 2019 (RDL 8/2019) y permite formatos digitales y analógicos si cumplen los criterios de fiabilidad. El nuevo Real Decreto que hará obligatorio exclusivamente el formato digital está en tramitación a mayo de 2026 y aún no ha sido publicado en el BOE.
¿Puede la Inspección de Trabajo sancionarme si uso Excel?
Sí. Aunque el Excel no está expresamente prohibido por la normativa vigente, la Inspección puede considerar que un Excel sin control de versiones ni trazabilidad no cumple el requisito de fiabilidad del RDL 8/2019 y levantar acta de infracción grave. En 2024 se levantaron 1.869 actas de infracción en esta materia.
¿Cuánto tiempo tengo para adaptarme cuando se publique el decreto?
Según los borradores actuales, el decreto entraría en vigor 20 días después de su publicación en el BOE para grandes empresas. Para pymes, el Ministerio de Economía ha propuesto un plazo de adaptación de hasta un año. Sin embargo, el texto definitivo puede modificar estos plazos.
¿Es válido el fichaje por reconocimiento facial con el nuevo decreto?
Con restricciones. El borrador del decreto limita el uso de biometría (huella y reconocimiento facial) a los casos en que no exista una alternativa técnica menos invasiva. Las empresas que quieran mantener sistemas biométricos deberán justificar su necesidad y garantizar el cumplimiento del RGPD.
¿Cuánto puede costar una sanción por incumplimiento?
Con la normativa vigente, la sanción por infracción grave en materia de registro horario oscila entre 751 y 7.500 euros por empresa. Con el nuevo decreto, las sanciones pasarán a calcularse por trabajador afectado, con un tope de hasta 10.000 euros por trabajador. Una empresa de 20 empleados podría enfrentarse a sanciones de hasta 200.000 euros.
